Katarzyna Jaworska, associate director, kierująca współpracą z sektorem publicznym w firmie doradczej Colliers, przez lata odpowiadała za portfel nieruchomości Urzędu m.st. Warszawy. W rozmowie z „Property Insiderem” mówi o tym, jak administracja publiczna coraz śmielej wchodzi na rynek biur komercyjnych, z jakimi wyzwaniami się mierzy i dlaczego doradztwo w tym segmencie staje się coraz bardziej potrzebne.
„Property Insider”: Czy sektor publiczny to wciąż klient niszowy na rynku najmu powierzchni biurowych?
Katarzyna Jaworska, Colliers: To się zmienia. Owszem, przez wiele lat urzędy funkcjonowały przede wszystkim w zasobie własnym, często w budynkach o niskim standardzie. Dziś jednak rosnące wymagania regulacyjne, potrzeba poprawy warunków pracy urzędników oraz oczekiwania mieszkańców skłaniają administrację do poszukiwania nowoczesnych rozwiązań. Wynajem na rynku komercyjnym przestaje być w urzędach tematem tabu.
Jakie są główne powody, dla których jednostki sektora publicznego decydują się na wynajem biur na rynku komercyjnym?
Zazwyczaj powodem jest to, że budynek, w którym urząd funkcjonuje, nie spełnia już norm – czy to pod względem bhp, przepisów przeciwpożarowych czy dostępności. Czasem siedziba znajduje się w kamienicy, która nigdy nie była projektowana na potrzeby urzędu. Tymczasem koszty modernizacji takich obiektów są ogromne, często nieopłacalne. Sporo urzędów decyduje się też na tymczasowy, nawet kilkuletni najem – z zamiarem powrotu do zasobu po modernizacji lub po wybudowaniu nowej siedziby.
Ale w praktyce takie tymczasowe decyzje potrafią trwać latami.
Dokładnie. Tymczasowość w administracji może oznaczać pięć, siedem, a bywa, że i dziesięć lat. W praktyce, jeśli najemca jest zadowolony, budynek spełnia jego potrzeby, a relacja z wynajmującym jest dobra, to urzędy często zostają na dłużej. Dla wynajmujących sektor publiczny jest bardzo pożądanym najemcą – stabilnym, przewidywalnym i wypłacalnym.
Dla urzędów z kolei zmiana siedziby to często impuls do głębszych reform. Kiedy urzędnicy pracują w jednej lokalizacji zamiast kilku, łatwiej o przebudowę procesów, redukcję silosów, lepsze zarządzanie zespołami i zasobami IT. Relokacja to nie tylko logistyka – to szansa na nową kulturę pracy.
Czym się różni sektor publiczny od klienta komercyjnego?
Przede wszystkim specyfiką decyzyjności i podejścia do pieniędzy. W urzędzie każda wydana złotówka musi być uzasadniona celami publicznymi. Decyzje często muszą przejść przez zarządy, skarbnika, komisje, czasem nawet przez radę gminy lub miasta. Do tego dochodzi presja opinii publicznej lub politycznej. Urzędy bardzo uważnie ważą decyzje, by nie zostać posądzone o rozrzutność. Niestety, czasem prowadzi to zgniłych kompromisów, czyli wyborów mniej optymalnych ekonomicznie, ale bardziej neutralnych wizerunkowo. Jedną z największych barier są rozbudowane procedury decyzyjne i niska tolerancja na ryzyko. Czasem dobre projekty nie dochodzą do skutku, bo brakuje lidera gotowego podjąć decyzję i obronić ją przed opinią publiczną. A przecież gospodarność to również umiejętność podejmowania odważnych, ale racjonalnych kroków.
Czyli najem nowoczesnego, certyfikowanego biurowca może być postrzegany jako zbyt luksusowy?
Tak. Mimo że taką powierzchnię często da się wynegocjować w dobrych warunkach, urzędy często wybierają obiekty mniej prestiżowe, by uniknąć zarzutu niegospodarności. A przecież nowoczesny biurowiec nie jest fanaberią, to lepsze warunki pracy dla urzędników, wyższa efektywność, niższe koszty eksploatacyjne i co nie mniej ważne – lepsze warunki do przyjmowania interesantów.
Jak w tym wszystkim odnajduje się ESG? Czy urzędy pytają o certyfikaty, efektywność energetyczną, zieleń?
Coraz częściej, ale nadal nie jest to kryterium twarde. Raczej pytanie ogólne, bez szczegółowych wymagań. Dlatego naszą rolą jako doradców jest edukowanie i pokazywanie, że wybór budynku zgodnego ze standardami zrównoważonego rozwoju to nie tylko kwestia ekologii, ale też długofalowych oszczędności i lepszego wizerunku.
Jak wygląda typowy proces najmu dla instytucji publicznej?
Zaczyna się od diagnozy potrzeb, która często wynika z konieczności poprawy warunków pracy, braku spełnienia norm prawnych (np. bhp i ppoż.), potrzeby konsolidacji rozproszonych po mieście jednostek czy wręcz odwrotnie – zwiększenia powierzchni ze względu na powstanie nowych komórek organizacyjnych. Dla przykładu – centrala Urzędu m. st. Warszawy mieściła się w ponad 30 lokalizacjach na terenie miasta, co generowało znaczne koszty logistyczne i utrudniało zarówno obsługę klienta, jak i zarządzanie personelem oraz infrastrukturą, zaś mieszkańcom sprawne załatwianie swoich spraw. W ostatnich latach urząd skonsolidował część siedzib, aby optymalizować koszty administracyjne i polepszać warunki obsługi mieszkańców.
Decyzja o przeprowadzce czasem jest inicjatywą urzędu, czasem wynika z rekomendacji doradców. Kolejnym krokiem jest podjęcie decyzji o współpracy z zewnętrznym partnerem doradczym, co wiąże się z procedurą jego wyboru – od prostych zapytań ofertowych po przetargi publiczne. Następnie przechodzimy do doprecyzowania kryteriów wyboru nowej siedziby, szczegółowej analizy zasobu, badań środowiska pracy i space planningu. Na tej podstawie powstaje profil poszukiwanej nieruchomości, z którym wychodzimy na rynek. W naszym przypadku etap negocjacji obejmuje nie tylko warunki najmu, ale też ustalenia dotyczące aranżacji, finansowania fit-outu, wyposażenia biurowego czy harmonogramu przeprowadzki. Z doświadczenia wiemy, że cały proces powinien trwać co najmniej 12, a najlepiej 18 miesięcy. Niestety często proces ten jest zbyt późno inicjowany, co ogranicza możliwości wyboru najlepszej oferty i pogarsza warunki negocjacyjne.
A jak jest z podejściem do aranżacji przestrzeni? Nadal preferowany jest układ gabinetowy?
Tak, zdecydowanie. To kwestia mentalna, organizacyjna, ale też wynikająca z rodzaju pracy. Nie zachęcamy do open space’ów, ale pokazujemy rozwiązania hybrydowe, które łączą prywatność z możliwością współpracy. Czasem udaje się przekonać do takich modeli, zwłaszcza przy konsolidacjach. Ale nadal dominuje konserwatyzm. Jako doradcy staramy się pokazywać najnowsze badania z dziedziny psychologii organizacji pracy, które wskazują na wiele zalet bardziej otwartych przestrzeni biurowych. Do największych należy na pewno przełamywanie silosów w organizacjach i wzmocnienie komunikacji w poziomie. Nie bez znaczenia są też niższe koszty układów mieszanych w biurach w porównaniu z gabinetami oraz fakt, że coraz częściej kandydaci do pracy w administracji publicznej przy wyborze pracodawcy biorą pod uwagę standard biura.
Czy praca zdalna zmniejszy zapotrzebowanie urzędów na powierzchnie?
Na razie nie. Praca zdalna w administracji rozwija się wolniej niż w biznesie – ze względu na dokumentację papierową, konieczność bezpośredniej obsługi klienta, kwestie bezpieczeństwa danych. Pojawiają się pierwsze pilotaże hot desków, ale to wciąż jest mała skala.
Jaki potencjał ma sektor publiczny jako najemca?
Potencjał jest znaczny i wciąż w dużej mierze niewykorzystany. W Warszawie udział sektora publicznego w nowo zawieranych umowach najmu szacujemy na około 5 proc., co przekłada się na blisko 100 tys. mkw. rocznie. To wartość porównywalna z dużymi najemcami z sektora finansowego czy technologicznego.
Sama centrala Urzędu m.st. Warszawy potrzebuje ok. 80 tys. mkw., z czego połowa to powierzchnie najmowane. W miastach regionalnych, takich jak Łódź, Katowice, Wrocław czy Gdańsk, coraz częściej pojawiają się przetargi na doradców do procesów konsolidacji i relokacji. Dodatkowo wiele instytucji rządowych i samorządowych wciąż funkcjonuje w obiektach substandardowych, które trudno będzie dostosować do współczesnych wymagań np. pod względem dostępności.
Coraz więcej urzędów, które decydują się na relokację, myśli również o przyszłości zasobu, który opuszcza. Zamiast utrzymywać pustostany, pojawiają się strategie ich sprzedaży, adaptacji przez inne jednostki lub włączenia do projektów inwestycyjnych. Z naszej strony, jako doradcy, wspieramy klientów publicznych nie tylko w wyborze nowej lokalizacji, ale też w planowaniu, jak racjonalnie zagospodarować dotychczasową nieruchomość. Obserwujemy również, że rosnąca liczba nowych, wynajętych siedzib dla sektora publicznego zachęca kolejne podmioty do pójścia tą drogą.
Urzędy preferują jednak najem rozliczany w złotówkach, a właściciele często wolą euro. Czy to nie jest czasem problematyczne?
Tak, sektor publiczny mimo rosnącej otwartości na wynajem komercyjny nadal wykazuje niski apetyt na ryzyko walutowe. W praktyce oznacza to, że większość instytucji oczekuje umów najmu denominowanych w złotówkach, mimo że nie ma przeszkód prawnych do zawierania umów najmu w euro. To z kolei może ograniczać dostępność niektórych nowoczesnych powierzchni, zwłaszcza w budynkach, gdzie stawki czynszu ustalane są w euro. W takich przypadkach rolą doradcy jest wypracowanie rozwiązań kompromisowych – na przykład zastosowania przelicznika kursowego na dzień podpisania umowy albo capowania kursu euro [czyli ustalenia maksymalnego kursu wymiany – przyp. red.]. Takie podejście pozwala zminimalizować ryzyko finansowe dla urzędu, a jednocześnie otwiera dostęp do lepszych lokalizacji.
Czyli sektor publiczny może być nowym stabilnym filarem popytu na rynku biurowym?
Zdecydowanie tak. Mamy do czynienia z ogromną liczbą instytucji, które ze względu na rosnące wymogi legislacyjne, potrzeby operacyjne i zmieniające się oczekiwania społeczne będą coraz częściej wchodzić na rynek komercyjny. Co więcej, są to najemcy o wysokiej wiarygodności, długich horyzontach czasowych, stabilnym finansowaniu. W obecnych warunkach rynkowych, gdzie wielu deweloperów szuka pewnych i długoterminowych kontraktów, sektor publiczny może być bardzo atrakcyjnym partnerem. Potrzeba tylko odrobiny odwagi decyzyjnej po stronie urzędów i zrozumienia, że najem komercyjny to nie koszt, lecz inwestycja w jakość usług publicznych.
