Organizacje publiczne oraz spółki Skarbu Państwa coraz chętniej wybierają na swoje siedziby nowoczesne biurowce. Z analizy Newmark Polska wynika, że w ciągu ostatnich pięciu lat instytucje te wynajęły łącznie ponad 400 tys. mkw. nowoczesnej powierzchni biurowej.
Sektor publiczny staje się coraz ważniejszym graczem na komercyjnym rynku biurowym w Polsce. Proces najmu z udziałem urzędów nie jest jednak prostym odwzorowaniem praktyk znanych z sektora prywatnego. Już sam wybór lokalizacji, jak również negocjacje umowy najmu wymagają zrozumienia specyfiki instytucji publicznych w zakresie przepisów prawa, uwarunkowań finansowych czy organizacyjnych.
Nietypowy najemca, konkretne oczekiwania
Wynajem powierzchni komercyjnej przez instytucje państwowe nie jest całkiem nowym zjawiskiem. Tego typu transakcje odbywają się już od wielu lat, jednak okres pandemii, a potem wysoka inflacja i wojna w Ukrainie istotnie ograniczyły aktywność i spowolniły procesy decyzyjne również w tym sektorze, choć nie zatrzymały ich całkowicie. Dopiero od kilkunastu miesięcy obserwujemy zdecydowany powrót organizacji publicznych na rynek.
Po co urzędnikom nowe biura? Ergonomiczne i zaprojektowane zgodnie z aktualnymi standardami powierzchnie biurowe nie tylko poprawiają efektywność pracy osób zatrudnionych w instytucjach, ale przede wszystkim wspierają proces budowania wizerunku nowoczesnych placówek, podkreślając ich dostępność, innowacyjność i otwartość na potrzeby obywateli.
Największe zainteresowanie najmem powierzchni biurowej obserwujemy w Warszawie, co pozostaje zgodne z lokalizacją kluczowych instytucji centralnych. Wśród znaczących transakcji było przedłużenie umowy najmu na prawie 13 tys. mkw. przez Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad czy wynajem powierzchni przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych. Nie oznacza to jednak, że aktywność sektora publicznego ogranicza się wyłącznie do stolicy. Przykładem może być najem siedziby przez NFZ w kompleksie Malta Office Park w Poznaniu. Wśród innych stołecznych transakcji warto wskazać zakup budynków biurowych przez Wojewódzki Sąd Administracyjny (ul. Jana Kazimierza) czy Instytut Ochrony Środowiska (ul. Słowicza).
Trudne pytania przy negocjacyjnym stole
Instytucje państwowe rzadko wybierają najbardziej prestiżowe czy efektowne lokalizacje. Preferują funkcjonalność, dostępność komunikacyjną i odpowiedni standard techniczny.
Kluczowa jest też możliwość dostosowania przestrzeni do preferowanego układu gabinetowego. Tego typu rozwiązania wymagają większego metrażu, jak również generują wyższe koszty fit-outu, które – z uwagi na nieinwestowanie przez urząd w obce środki trwałe – muszą zostać pokryte przez właściciela budynku.
Jednym z kluczowych zagadnień podczas negocjacji jest też określenie waluty, w której najemca będzie płacił czynsz. Większość właścicieli biurowców, zwłaszcza tych finansowanych kredytami w euro, wymaga, żeby czynsz był ustalany właśnie w tej walucie. Tymczasem instytucje państwowe preferują rozliczenia w złotówkach – co wynika po trosze z przyzwyczajenia, ale także z chęci uniknięcia ryzyka kursowego.
Rozwiązaniem może być na przykład zastosowanie tzw. capu walutowego, który ogranicza ryzyko zmian kursów euro, albo przeliczenie euro po średnim kursie (np. z ostatnich 12 miesięcy) na złotówki i wpisanie tak ustalonej wartości w polskiej walucie do umowy.
Kolejnym newralgicznym punktem umowy jest klauzula break option, czyli możliwość wcześniejszego zakończenia umowy. W przypadku instytucji państwowych elastyczność ta jest często koniecznością – wynikającą z nieprzewidywalności zmian organizacyjnych lub decyzji ustawodawczych. Dla właścicieli budynków, którzy ponoszą wysokie koszty wykończenia powierzchni, takie zapisy wiążą się z kolei z ryzykiem utraty części przychodów. Kompromisem może być zobowiązanie instytucji do zwrotu niezamortyzowanych kosztów aranżacji lub określenie wysokości kary umownej.
Dwa światy, jeden cel. Porozumienie
Pomimo licznych wyzwań i odmiennych oczekiwań stron właściciele nowoczesnych biurowców chętnie podejmują współpracę z instytucjami państwowymi. Urząd to pewny płatnik, działający w oparciu o gwarancje Skarbu Państwa, a jednocześnie stabilny najemca w długim horyzoncie czasowym. Z drugiej strony dla sektora publicznego wynajem nowoczesnych powierzchni jest często jedyną realną alternatywą wobec zaniedbanych i niedostosowanych do współczesnych potrzeb budynków należących do państwa. W negocjacjach kluczowe są wzajemne zrozumienie oraz elastyczność. Doświadczeni doradcy pomagają obu stronom znaleźć rozwiązania, które umożliwiają zawarcie umowy korzystnej i bezpiecznej zarówno dla instytucji publicznej, jak i właściciela budynku.
Analizę opracowali: Karol Wyka, dyrektor zarządzający Działu Powierzchni Biurowych, Newmark Polska i Marcin Kowal, associate director w Dziale Powierzchni Biurowych, Newmark Polska
Artykuł ukazał się w roczniku „Na Półmetku 2025”
