Przed wejściem w życie KSeF ze strony właścicieli nieruchomości i asset managerów spotkaliśmy się głównie z obawami o utratę kontroli nad procesem rozliczania nieruchomości i o wzrost ryzyka operacyjnego – szczególnie przy dużej skali faktur. Największe obawy dotyczyły błędów w danych, braku ciągłości wystawiania faktur, np. w przypadku niedostępności systemu, a także zarządzania dostępami oraz samego wpływu KSeF na płynność rozliczeń z najemcami i dostawcami.
Dużą zmianą jest konieczność wyboru zakresu dostępu do danych z KSeF. Właściciele inwestycji komercyjnych różnią się wielkością wewnętrznych zespołów finansowych, więc różna może być konfiguracja współpracy z zarządcą i księgowością. Sam KSeF wymaga nadania dostępu do dużej bazy danych finansowych podmiotowi zewnętrznemu, przypisanej do spółki właścicielskiej. Zakres dostępu do KSeF jest każdorazowo definiowany przez właściciela – od modeli ograniczonych po pełną obsługę po stronie zarządcy. Wpływa to bezpośrednio na sposób organizacji procesu oraz poziom zaangażowania własnego zespołu.
Ważny na etapie przygotowań do pełnego przejścia na KSeF był aspekt odpowiedzialności za błędy w procesie, który przecież częściowo odbywa się poza organizacją, w systemie centralnym administracji. Wiele podmiotów decyduje się na doprecyzowanie umów w zakresie organizacji procesu fakturowania, podziału odpowiedzialności oraz zasad współpracy. KSeF zmienia sposób funkcjonowania obiegu faktur, dlatego uporządkowanie tych kwestii w umowach pomaga ograniczyć ryzyka operacyjne.
… i okiem zarządcy nieruchomości
Z punktu widzenia zarządcy największa zmiana wynikająca z KSeF to przejście z modelu manualnego obiegu faktur, mimo że już mocno zdigitalizowanego przed zmianą, do procesu opartego na ustrukturyzowanych danych i systemowej wymianie informacji. Wymaga to, szczególnie na początku, większego nadzoru nad całym procesem obiegu faktur. Pojawia się więcej punktów kontrolnych oraz większa odpowiedzialność za poprawność i terminowość danych w całym procesie obiegu dokumentów. Po stronie kosztowej zmiana związana z KSeF oznacza większą transparentność i dyscyplinę – konieczność systematycznej kontroli wpływających dokumentów i ścisłej współpracy z księgowością. Dane są szybciej dostępne i lepiej ustrukturyzowane, ułatwiając dalsze przetwarzanie i raportowanie.
Jako zarządca nieruchomości i całych portfeli, często odpowiadający również za pełną księgowość spółki celowej, rozszerzyliśmy naszą rolę o bycie konsultantem, który doradza, jak ułożyć cały system zarządzania obiegiem dokumentów w nowym rozdaniu. Sam wybór i integracja systemów IT to ważny element, który jednak musi funkcjonować w przemyślanej strukturze po stronie klienta i zarządcy. W praktyce KSeF oznacza przejście z „obiegu dokumentów” do „zarządzania danymi” – co wymaga większej dyscypliny operacyjnej, ale jednocześnie zapewnia wyższą jakość i przejrzystość informacji.
Czy rynek jest gotowy?
KSeF wprowadza wspólny system, ale nie eliminuje różnic w praktykach. To spójność procedur, jakość danych i komunikacja będą decydować o płynności procesu, w czym, jako MVGM, wspieramy naszych klientów. Nawet drobne niespójności w danych mogą powodować opóźnienia lub konieczność korekt. W praktyce oznacza to potrzebę ustandaryzowania procesów i jasnego podziału odpowiedzialności pomiędzy stronami.
Widzimy, że duże podmioty, np. dostawcy mediów, przystąpiły do KSeF od lutego lub wcześniej – dobrowolnie lub dlatego, że objął ich obowiązek. Mniejsze podmioty są na różnych etapach wdrożenia. W początkowej fazie spodziewamy się zwiększonej potrzeby koordynacji i bieżącego dostosowywania się do nowych wymogów lub pojawiających się niezgodności. To naturalne przy tak dużej zmianie. Różnice w poziomie przygotowania mogą wpływać na płynność obiegu dokumentów w pierwszych miesiącach, a dopiero wtedy zobaczymy pełny obraz i realne korzyści płynące z KSeF. Dlatego kluczowe będą aktywne wsparcie i komunikacja pomiędzy wszystkimi stronami procesu.
Co się zmieni długoterminowo?
Po początkowym okresie adaptacji KSeF ma potencjał realnie poprawić transparentność i jakość zarządzania. Uporządkowany dostęp do danych finansowych sprzyja lepszemu raportowaniu, kontroli kosztów i bardziej świadomemu zarządzaniu aktywem. To nie tylko zmiana regulacyjna, ale element długofalowej profesjonalizacji rynku. Standaryzacja danych może być również podstawą do dalszej automatyzacji i rozwoju analityki. W dłuższej perspektywie przełoży się to zarówno na wyższą jakość decyzji biznesowych, jak i większą efektywność operacyjną organizacji.
Norbert Snopkiewicz, director of Financial Management
